FC2ブログ

スポンサーサイト 

上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。

メールは箇条書きで伝える 

メールの良い点は、端的かつ事務的にいろいろ伝えられる点でしょう。
つまり、手紙と違ってだらだら書くのではなく、基本的に箇条書きでも良いのです。

まず、分かりやすくて端的な件名をいれます。そのメールで
言わんとする内容を、一目でわかるようにしましょう。

「佐藤です」と書いた場合、私から来たことがすぐわかるという点では
いいのですが、これでは中身は分かりません。できれば「第1回○○の件」
などとそれだけで内容がわかるようにした方がいいです。

件名の頭に「取材訪問も日程の件」などと大きなくくりをつけると便利でしょう。
本文は「お知らせしたいことがあります」「①~ ②~ ③~」というように、
事務的な書き方で問題ありません。

目上の人に対しても、事務的に伝えたいことの前後に挨拶をつけておけば、この書き方で大丈夫です。
その挨拶も紋切り型で、「お世話になります」「宜しくお願いします」で問題ないでしょう。

いろいろ書いてわかりにくくなってしまうより、わかりやすさを優先してください。
大事なことは最初に書くようにしましょう。
最後まで読んでもらえると思わないで書くことです。

少しきつい内容や批判的な内容は、さりげなく本文に混ぜるようにします。
それでも伝わりにくいものです。伝わりにくいということは、本当に
伝えたい主旨から離れてしまっているということです。

また、そうなると書いていないことまで伝わってしまう可能性があり、
誤解を生んだりトラブルの原因になります。

一番多いのは端的に自分の意見を言って本心を伝えようとしたとき、
受信者が「こちらが込めたつもりのない感情を読み取ってしまう」
ことでトラブルになるケースです。

こちらは時に怒っているわけでもないのに、受信者が「送信者は怒っている」
と思ってしまったり、群れいなことを書いたつもりはないのに
「送信者のこの書き方は無礼だ」と思ってしまうことはよくあります。

ですからメールは、「誤解されるかもしれない」くらいに思っていた方がいいでしょう。
少しきついことを書いたあとでも1行「肉声」を混ぜるとかなり緩和できるものです。

コメント

コメントの投稿















管理者にだけ表示を許可する

トラックバック

この記事のトラックバックURL
http://kankyou1223.blog38.fc2.com/tb.php/81-cca2a84c

IP分散
上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。